1. LEGISLACION APLICABLE
CODINTER S.A, Nit 890.316.233-6, domiciliada en Cali, Cra 31 A No. 10 A – 129 Barrio Colseguros, dirección electrónica, www.codinter.com Teléfono: 3351214, pone a su disposición la presente política de tratamiento de datos personales, teniendo en cuenta lo establecido en el Art. 15 y 20 de la Constitución política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, garantizándose así el cumplimiento de los derechos de los titulares de datos personales.
2. OBJETO, ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Establecer las políticas y procedimientos de recolección, manejo, tratamiento, atención de consultas, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de los datos personales y sensibles, de los empleados, clientes y proveedores de CODINTER S.A., titulares de dicha información, recogida por ésta dentro del proceso interno de sus negocios y en desarrollo de su objeto social.
3. RESPONSABLE ANTE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
CODINTER S.A., igualmente actuará como el responsable del tratamiento de la información de acuerdo con la legislación aplicable, en todos aquellos casos en que se encuentre autorizado por los titulares de datos que no tengan la calidad de empleados, clientes actuales y/o proveedores.
Los encargados del tratamiento de datos personales en CODINTER S.A., son:
• De empleados y proveedores: CODINTER S.A.
NIT. 890.316.233-6
Cali, CRA 31 A No. 10 A – 129
Teléfono: 3351214
contabilidad@codinter.com
• De clientes: CODINTER S.A.
NIT. 890.316.233-6
Cali, CRA 31 A No. 10 A – 129
Teléfono: 3351214
mercadeo@codinter.com
Todos los funcionarios de CODINTER S.A. están cubiertos bajo esta política.
4. DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en este manual, se entiende por:
4.1 Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
4.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4.3 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales y/o jurídicas determinadas o determinables.
4.4 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
4.5 Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
5. PRINCIPIOS
Los principios que CODINTER S.A. aplica para el proceso de recolección, uso y tratamiento de datos personales de los Titulares son:
5.1 Principio de legalidad: El Tratamiento que CODINTER S.A dará a los datos personales en cuanto a su recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información se regirá por la legislación vigente referente a este tema.
5.2 Principio de finalidad: Se define la finalidad del tratamiento en este documento de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular mediante esta política.
5.3 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.4 Principio de transparencia: En el Tratamiento CODINTER S.A. garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5.5 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. CODINTER S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.6 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales en CODINTER S.A. están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
5.7 Principio de Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.
5.8 Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia del mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
5.9 Principio de acceso o circulación restringida: el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o personas previstas en la ley.
6. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS
CODINTER S.A. podrá hacer uso de los datos personales para:
6.1 Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
6.2 Realizar actividades relacionadas con el proceso de ventas, ofrecimiento de productos, cotizaciones, negociaciones, análisis de riesgos de crédito, ventas de productos, prestación de servicios, gestión de cobros, encuestas de satisfacción del cliente, análisis de tendencias de mercado, de promoción, mercadeo, publicidad, Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios, Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
6.3 Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por CODINTER S.A. y/o por terceras personas;
6.4 Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de CODINTER S.A.
6.5 Soportar procesos contable, financiero, tributario y de auditoría interna o externa.
6.6 Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
6.7 Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de CODINTER S.A. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
6.8 Respecto de los datos de las llamadas telefónicas, los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de CODINTER S.A., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de CODINTER S.A. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso legal.
6.9 Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, CODINTER S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: exista autorización expresa para hacerlo; sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de CODINTER S.A. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; que sea requerido o permitido por la ley.
6.10 CODINTER S.A. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, CODINTER S.A. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
7.1 Conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales.
7.2 Solicitar pruebas de la autorización otorgada a CODINTER S.A, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.
7.3 Ser informado por CODINTER S.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
7.4 Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
7.5 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DEL TITULAR
8.1 Las consultas o reclamos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y/o revocar la autorización deberán ser presentadas por el titular de la información, apoderado, representante y por quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro. Codinter pone a disposición del titular el correo electrónico señalado en el numeral 3. de esta política. mercadeo@codinter.com y/ o contabilidad@codinter.com, para radicar la consulta o reclamo por parte del titular.
8.2 Para las consultas el departamento de mercadeo y el departamento contable, tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma para dar respuesta.
8.3 Para la atención de reclamos, el titular de los datos o quien se encuentre legalmente autorizado podrá realizarlo indicando los datos de identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que lo soportan. El departamento encargado tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo para dar respuesta.
8.4 El titular o quien se encuentre legalmente autorizado, podrá elevar queja ante la superintendencia de Industria y comercio después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante CODINTER S.A.
9. VIGENCIA
La presente Política de Datos Personales rige a partir del 19 de Agosto de 2013. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.codinter.com
